Om Stavanger byarkiv

Filmen om byarkivet

Woldcam har laget en film som presenterer Stavanger byarkivs tjenester, ansatte og lokaler på en helt ny måte. 

Link til filmen på kommunens YouTube-kanal.

Organisering

Stavanger byarkiv har ansvar for kommunens arkiver. Vi er delt i tre seksjoner:

• Arkivdanning og postmottak er kommunens postmottak og oppretter saker fortløpende. All post som kommer inn til og går ut fra kommunen havner på postlistene, som du finner på kommunens offentlige journal.
• Bevaring og formidling er Stavanger kommunes arkivdepot med ansvar for bevaring, tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avsluttede arkiv. Her behandles de fleste forespørslene fra innbyggere og forskere, og hit kan kommunale og private arkiver avleveres.
• System og utvikling har bl.a. ansvar for arkivplanen og jobber med rutiner for og drift av sak- og arkivsystemet som alle avdelinger og virksomheter bruker. Vi deltar også i digitaliseringsprosjekter i kommunen.

Historien om byarkivet

Stavanger byarkiv ble formelt opprettet som byens arkivdepot i 1967, men interessen for og arbeidet med byens arkiver går mye lenger tilbake.

Det første arkivet

Med formannskapslovene i 1837 kom bestemmelsen om at ordfører hadde ansvar for protokoller, arkiver og korrespondanse. En kiste ble innkjøpt til rådhuset til arkiv for bevaring av kommunens protokoller. Denne kan du i dag se i utstillingsområdet til Stavanger byarkiv. 

På flyttefot

Byveksten førte til økt kommunalt samfunnsengasjement og resulterte i en voksende dokumentflom. Behandlingen av dokumentene ble preget av at byen ikke hadde et større, permanent rådhus, og ettersom de kommunale oppgavene tiltok, flyttet kommunale funksjoner rundt og ble spredt på flere bygg i byen. Følgen var at arkivmaterialet ikke ble samlet, men førte en omflakkende og usikker tilværelse i ulike bygg.

I årenes løp har byarkivet holdt til i Mariakirken, i bygget på St. Peters plass, i Hospitalgaten, i Kongsgaten, i Filmteatret og i Norges Bank-bygget.

Opp i røyk

I 1911 vedtok formannskapet et forslag om arkivbygg på St. Peters plass. Det ble utarbeidet tegninger av bygget og forslaget ble framlagt for Riksarkivaren, men planene ble vraket. En arkivkomité sonderte mulighetene for heller å bygge et amtsarkiv i byen, der arkivmateriale fra alle byer og ladesteder i Stavanger Amt skulle samles. Tanken fikk tilslutning fra mange hold, men det skulle gå mer enn 100 år før ideen om et slik «arkivenes hus» ble realisert.

De utilfredsstillende arkivforholdene fikk fornyet oppmerksomhet i 1929 da kommunebygningen i Hospitalgaten ble totalt ødelagt av brann. Mye arkivmateriale gikk tapt, herunder bygningssjefens, politiets og elektrisitetsverkets arkiv.

Stavanger byarkiv blir opprettet

I januar 1967 ble byarkivet i Stavanger formelt opprettet av bystyret og formannskapet som Stavanger kommunes felles depot for eldre arkiver. Byarkivet ble også byens depot for bevaring av privatarkiver med lokalhistorisk verdi. Stillingen stod vakant i fem år før Bjørn Utne ble ansatt som byens første byarkivar.

Sammen med byarkivaren flyttet byarkivet i 1973 inn i nye lokaler i det tidligere Frue Meieri i Storgata 27. Men også disse lokalene var uegnet som arkivlokaler, og i 1988 flyttet byarkivet til bibliotekets tidligere lokaler i rådhuset.  I mellomtiden hadde Bodil Wold Johnsen tiltrådd som byarkivar (1980-2013).

I 1999 ble det opprettet et Sentralarkiv, i tillegg til byarkivet. Alf Thorsen ble ansatt som arkivsjef for arkivtjenesten og arkivleder for arkivdanningsfunksjonen i kommunen. I 2014 endret hele arkivavdelingen navn til Stavanger byarkiv.

Arkivenes hus

Nesten hundre år etter at ideen først var blitt fremmet, i 2005, inviterte Riksarkivaren til et samarbeid om å reise et felles regionalt arkivsenter i Stavanger. Og sommeren 2017 flyttet byarkivet inn i det nye Arkivenes hus på Ullandhaug sammen med Statsarkivet, Interkommunalt arkiv i Rogaland og Misjonsarkivet.

Hele byarkivet er endelig samlet under ett tak i nye, tilpassede lokaler som kan romme hele papirdokumentasjonen i alle arkivene i Stavanger kommune, samt de mange viktige privatarkiver som kan belyse byens og lokalsamfunnets utvikling.

Alf Thorsen gikk av som arkivsjef i 2019, og Mentz von Erpecom Vikse innehar stillingen som konstituert arkivsjef.

Digitalisering av eldre materiale

I 2013 gikk Stavanger kommune over til å bli en papirløs kommune. Det betyr at det aller meste av arkivmateriale som dannes hos kommunens virksomheter, skapes og lagres digitalt. Det aller meste av de historiske arkivene oppbevares imidlertid fortsatt på papir. Det er lovpålagt å oppbevare arkivene i sin opprinnelige form, på det format de er skapt.

Stavanger byarkivs seksjon for bevaring og formidling har de senere år jobbet aktivt med å digitalisere store mengder arkivmateriale. Dette er et arbeid som pågår kontinuerlig (og som vi nok aldri kommer helt i mål med i vår levetid). 

• For digitaliserte fotografier, kart og tegninger, se stavangerbilder.no
• For kildematteriale til slektsgransking, lokalhistorie samt en rekke nettutstillinger, se stavangerbyarkiv.no
• For byggesaksmapper, målebrev og reguleringsplaner, kontakt Innbyggerservice (tlf. 51 50 70 90).

Digitalisering av elev- og barne dokumentasjon

Høsten 2019 innførte Stavanger kommune det nye systemet Public Oppvekst i alle skoler og barnehager, PPT og daværende Ressurssenter for styrket barnehagetilbud. Systemet sørger for at mappene til det enkelte førskole - og skolebarn er digitale, og trygt bevart for all framtid.

Dette er en del av Stavanger kommunes digitale strategi som slår fast at Stavanger kommune skal gi innbyggerne et reelt digitalt førstevalg, og at digitale verktøy skal bidra til høyere produktivitet og mer effektiv ressursbruk.

Regelverk

Stavanger byarkiv forholder seg til mange forskjellige lover, og blant dem er de viktigste som følger:

• Arkivloven
• Arkivforskriften
• Riksarkivarens forskrift om behandling av offentlige arkiver
• Noark-standarden
• Normalinstruks for arkivdepot