Vigilo - fagsystem for skole, barnehage og SFO

Hva er Vigilo?

Vigilo er et komplett oppvekstadministrativt system (OAS), som brukes for administrasjon av kommunale barnehager, skoler og SFO.

For barnehager og SFO brukes Vigilo blant annet for søknad om plass og redusert betaling, fakturahåndtering, elevpermisjoner og inn- og utsjekk av barn. For skolene brukes Vigilo for å administrere timeplaner og arbeidsplaner, fravær, eksamen, karakterer og oppmelding til nasjonale prøver. I tillegg brukes Vigilo til å fatte vedtak og sende ut brev til foreldre.

Vigilo har også en egen løsning for kommunikasjon, som skal brukes for digital kommunikasjon mellom foreldre, og barnehage, skole og SFO. Gjennom kommunikasjonsløsningen i Vigilo kan foreldre blant annet sende meldinger og melde fravær for egne barn til sin skole, barnehage eller SFO, og få tilgang til nyheter, karakterer og fraværsoversikt.

Stavanger kommune har valgt kommunikasjonsløsningen i Vigilo for å sikre trygg og effektiv kommunikasjon mellom hjemmet, barnehage skole og SFO. Vigilo vil erstatte mindre sikre kommunikasjonskanaler som e-post, SMS og ranselpost.

Se www.vigilo.no for mer informasjon om Vigilo.

Hvordan komme i gang?

Foreldre får tilgang til kommunikasjon og informasjon om egne barn gjennom Vigilo app til smarttelefon og nettbrett, og Vigilo foreldreportal i nettleser. Det er forskjellig innhold i Vigilo foreldreportal og Vigilo app.

I Vigilo app vil foreldre blant annet få tilgang til å sende og motta meldinger fra skole, SFO og barnehage, melde fravær for egne barn, og se nyheter publisert av skolen eller barnehagen.

Vær oppmerksom på at meldinger som sendes til SFO eller barnehage kan leses av alle ansatte ved den aktuelle barnehagen eller SFO. På skolen velger du enkeltmottakere, og det er kun mottaker og skolens administrasjon og ledelse som kan se og svare på meldinger du sender.

I Vigilo foreldreportal i nettleser kan du i tillegg søke om plass i barnehage eller SFO, søke redusert betaling, gi samtykker, og få tilgang til timeplaner og karakterer.

Se foreldresider i hjelpesenteret til Vigilo for nærmere beskrivelse av innhold i Vigilo app og Vigilo foreldreportal:

• Barnehage
• Skole og SFO

Vigilo App

Vigilo app kan lastes ned gratis fra App Store (iOS) eller Google Play (Android).

Du logger deg inn første gang via ID-porten. Da må du opprette en firesifret PIN-kode som du skal bruke når du logger deg inn neste gang. Alternativt kan du aktivere biometrisk innlogging.  ​

Se også hjelpeartikkel om nedlasting og førstegangs innlogging i Vigilo app i Vigilo hjelpesenter.​

Vigilo foreldreportal

Vigilo foreldreportal er tilgjengelig i nettleser på PC, smarttelefon eller nettbrett. Denne portalen har mer innhold enn Vigilo app. Åpne siden https://vigilo.no/stavanger, velg Logg inn oppe til høyre, og logg deg på løsningen via ID-porten.

Se også hjelpeartikkel om innlogging i foreldreportalen i Vigilo hjelpesenter.​

Husk å alltid logge deg ut av Vigilo foreldreportal og lukke nettleseren etter bruk.

Skal du søke om plass i barnehage?

Det er samme søknadsprosess for kommunale og private barnehager.  Du kan velge fire barnehager i søknaden din. Barnehagene prioriteres fra en til fire ved tildeling av plasser.

Stavanger kommune gjennomfører opptak med to søknadsfrister, 1. mars og 15. august. Ledige plasser ellers i året tildeles etter hvert.

• Her søker du om barnehageplass.Innlogging via id-porten. 
• Her finner du kart og oversikt over alle barnehager i Stavanger.

Hvem har tilgang til kommunikasjon via Vigilo?

Det er i utgangspunktet kun foreldre med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon og kommunikasjon om egne barn i Vigilo foreldreportal og Vigilo app. Fosterforeldre vil også få tilgang tilsvarende foreldre med foreldreansvar. 

Hvis en forelder har foreldreansvar alene, kan den andre forelderen likevel ha rett på informasjon. Dette gjelder imidlertid ikke dersom opplysningene kan være til skade for barnet, eller det foreligger taushetsplikt. I slike tilfeller må forelderen som ikke har registrert foreldreansvar etterspørre informasjon konkret, jf. barnelova § 47.

Foreldre kan også selv avtale å endre foreldreansvaret. En slik avtale må registreres i folkeregisteret. Les mer om hva foreldreansvar er, og hvordan foreldre kan registrere avtale om foreldreansvar på nettsidene til Skatteetaten.

Personer som ikke er definert som foreldreansvarlige, kan ha behov for å vite om det skjer noe særskilt akkurat de dagene når de har omsorg for barnet. Dette kan eksempelvis være steforeldre, besteforeldre eller en nabo som skal passe barnet. Det blir ikke gitt tilgang til kommunikasjon via Vigilo for denne gruppen omsorgspersoner.

Hva kan du skrive i Vigilo?

Du må være oppmerksom på hvilken type informasjon du sender til skolen eller barnehagen via Vigilo, både som del av en melding eller som vedlegg.

Vigilo skal ikke brukes for deling av sensitiv informasjon. Begrepet sensitiv informasjon omfatter, men er ikke begrenset til:

• Kategorier av personopplysninger som i personvernforordningen omtales som særlige kategorier:

1. opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse 
2. opplysninger om politisk oppfatning 
3. opplysninger om religion 
4. opplysninger om filosofisk overbevisning 
5. opplysninger om fagforeningsmedlemskap 
6. genetiske opplysninger 
7. biometriske opplysninger
8. helseopplysninger
9. opplysninger om seksuelle forhold
10. opplysninger om seksuell legning
    
    

• Problematiske forhold ved skolen eller konflikter som omhandler navngitte ansatte, elever eller foreldre
• Individuelle opplæringsplaner og enkeltvedtak
• Informasjon om personlig økonomi
• Informasjon om mistrivsel, eller saker som omhandler mobbing, krenking, eller annen negativ adferd.

Vigilo er ikke ment å erstatte det fysiske møtet mellom foreldre og skolen eller barnehagen. Du har fremdeles anledning til å ringe eller be om et møte med barnehagen eller skolen. Dersom du har behov for å dele sensitiv informasjon med skolen eller barnehagen må du ta kontakt direkte med skolen eller barnehage på telefon, eller avtale et møte. 

Du kan også sende brev til skolen eller barnehage som ordinær brevpost. Du bruker da adresse til felles postmottak: 

{Navn på skole/barnehage} 
Postboks 8069, Forus
4068 STAVANGER 

Behandling av personopplysninger

Stavanger kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver knyttet til barnehageloven, opplæringsloven og forvaltningsloven.

I enkelte tilfeller må foreldre eller elever også samtykke til at vi behandler personopplysninger. Samtykke til behandling av personopplysninger kan trekkes tilbake når som helst. Vi vil da avslutte den aktuelle behandlingen. Den enkleste måten å gjøre det på er ved å ta kontakt med din skole.

Vigilo henter personopplysninger fra Folkeregisteret (FREG) og Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KRR). Dette er blant annet navn, fødselsnummer, e-postadresse, familierelasjoner og bostedsadresse. I tillegg behandles opplysninger som registreres av ansatte i kommunen, for eksempel karakterer, fravær og timeplan. Foreldre kan også sende personopplysninger til skolen eller barnehagen via kommunikasjonsløsningen i Vigilo.

Du kan selv endre opplysninger i Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Hverken skolen, barnehagen eller kommunen sentralt kan gjøre dette for deg.

• Endre opplysninger i Folkeregisteret 
• Endre opplysninger i Kontakt- og reservasjonsregisteret: 

Dine rettigheter etter personvernregelverket

Når personopplysninger om deg samles inn og brukes, har du en rekke rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen. Du kan også klage til Datatilsynet hvis du opplever at vår behandling av personopplysninger strider med personvernreglene.

Informasjon om dine rettigheter og hvordan du kan utøve disse, finner du i Personvernerklæring | Stavanger kommune.

Du kan også kontakte personvernombudet i Stavanger kommune på e-post personvernombud@stavanger.kommune.no hvis du har spørsmål.

Har du spørsmål?

For spørsmål om praktisk bruk av Vigilo app eller Vigilo foreldreportal, finner du mye informasjon på foreldresiden i hjelpesenteret til Vigilo. Du kan også sende en henvendelse til Vigilo support, eller ta kontakt med din skole eller barnehage dersom du har spørsmål om Vigilo.

For generelle henvendelse kan du også ta kontakt med innbyggerservice: