Handlingsplan for frivilligheit
Handlingsplan for frivilligheit er ei plattform for samarbeid og samspel mellom frivilligheita og kommunen. Planen skal styrka relasjonane mellom desse spesielt innafor berekraft og folkehelse. Gjennom planen vil me systematisera innsatsen på frivilligområdet og vidareutvikla tiltak for samhandling mellom kommunen og dei frivillige. Dei frivillige er i denne konteksten definert som organisasjonar eller enkeltpersonar som utfører ulønt, humanitært/samfunnsnyttig arbeid utan å ha profitt eller eigennytte som mål.
Handlingsplanen bygger på og skal støtta opp om desse tema i samfunnsdelen av kommuneplanen:
- gode kvardagsliv – driftige lokalmiljø, møteplassar, oppleving av fellesskap og tilhøyrsel
- grøn spydspiss – kortreist kvardagsliv, samanhengande grønstruktur, deling og gjenbruk
- kommunen og me – samskaping, brukarvennlege og digitale løysingar, kultur for læring, deling og samarbeid
Slik arbeidar vi med planen
1. Oppstartsfase
Gjeldande strategi er for perioden 2015-2018, og vi skal no i gang med ny handlingsplan. Utval for kultur, idrett og samfunnsdialog vedtok oppstart på arbeidet på møte i juni 2020.
2. Intervju
I løpet av sommaren 2020 vart det gjennomført 13 intervju med representantar frå store og små organisasjonar.
3. Gjestebod
I løpet av september og oktober vart det gjennomført 16 interne og eksterne gjestebod.
4. Gjennomgang
For tida gjennomgår vi innkomne innspel. Desse skal kategoriserast og systematiserast før vi inviterer til dialogsamlingar der vi arbeidar vidare med innspela.
5. Digitale verkstad
Her vart det arbeida med løysingsframlegg/svar på utfordringane som er identifiserte.
6. Politisk handsaming
Utval for kultur, idrett og samfunnsdialog skal handsama høyringsutkastet til handlingsplanen i møte 17.03.2021.
7. Høyring
Sei meininga di om handlingsplan for frivilligheit
Fristen for å sende innspel er 30. april 2021
Meir informasjon: www.stavanger.kommune.no/frivilligheitsplan
8. Vedteken
Handlingsplan for frivilligheit 2021-2025 vart endeleg vedteken i utval for kultur, idrett og samfunnsdialog 2. juni 2021.
Plan
Kunnskapsgrunnlag og medverknad
Handlingsplanen for frivilligheit bygger på eit breitt kunnskapsgrunnlag. Vi har:
- lagt til grunn rapportar og evalueringar
- henta innspel og synspunkt gjennom intervju, gjestebod og verkstad internt og eksternt
- høyrt frå frivillige og tilsette, frå små og store frivillige lag og organisasjonar
Dette er heile kommunen sin handlingsplan for frivilligheit – derfor har me lagt vekt på å presentera og forankra han internt.
Kva skal me prøva å løysa med plane?
Me har fått brei innsikt i korleis folk opplever å driva med frivillig arbeid i Stavanger kommune. Det frivillige arbeidet i kommunen vår er robust og tek utfordringar på strak arm. Arbeidet er mangfaldig, og dei frivillige opplever arbeidet som gjevande.
Utfordringane dei frivillige peiker på, kan me samla rundt fem emne. Tiltaka er organiserte rundt desse emna:
- administrasjon og ressursar
- verktøy
- lokale og utstyr
- kompetanse
- samarbeid og møteplassar
Målet er at alle tiltaka skal vera i gang i løpet av planperioden. Mange av tiltaka vert fullførte i perioden, men det er òg dei som kjem til å trenga meir tid, og som alltid vil vera ein pågåande prosess.
Aministrasjon og ressursar
|
ID |
TILTAK |
ANSVAR |
BIDRAGSYTARAR |
|
A1 |
Innføra eit digitalt system for søknader, sakshandsaming og rapportering for alle tilskotsordningane |
Innbyggjardialog |
Alle som har tilskotsordningar |
|
A2 |
Gå gjennom og evaluera tilskotsordningar på systemnivå – drift, prosjekt, fleirårige, anbod, opne arrangement og medlemskap |
Alle som har tilskotsordningar |
|
|
A3 |
Knyta tilskotsordningane til satsingsområda til kommunen: færre ordningar med større strategiske mål |
Alle som har tilskotsordningar |
|
|
A4 |
Gå gjennom rutinar og rammer for tilskot for å forenkla søknader, sakshandsaming og rapportering |
Innbyggjardialog |
Alle som har tilskotsordningar |
|
A5 |
Sørga for at alle tilskotsordningane har ein kontaktperson, og informera tydelegare om roller og prosessar i tildeling av tilskot/midlar |
Alle som har tilskotsordningar |
|
|
A6 |
Laga eit årshjul med tydelege tidsfristar for søknader |
Innbyggjardialog |
|
|
A7 |
Støtta vidareføring av tilsynsvaktordninga, og sjå om det er mogleg å auka ramma |
Idrett |
|
|
A8 |
Vera ei støtte for frivillige lag og organisasjonar når det gjeld moglegheiter for tilskot (internt og eksternt) |
Frivilligsentralane |
Innbyggjartorg |
Verktøy
|
ID |
TILTAK |
ANSVAR |
BIDRAGSYTARAR |
|
B1 |
Arbeida fortløpande i frivilligsentralane med ei oppdatert oversikt over laga og organisasjonane som er aktive i dei respektive kommunedelane, og registrera desse i ein eigen database |
Frivilligsentralane |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
B2 |
Finna den beste heilskaplege løysinga for å synleggjera aktivitetar i kommunen |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Kultur + idrett + helse og velferd + Smartby + frivillige lag og organisasjonar + kommunedelsutvala |
|
B3 |
Laga ei oversikt over eksisterande digitale verktøy/system som frivillige lag og organisasjonar allereie bruker |
Innbyggjardialog (frivilligheit) + kultur |
|
|
B4 |
Kartlegga og offentleggjera nøkkelkompetansen til lag og organisasjonar, og klargjera kven ein skal kontakta om samarbeid |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frivillige lag og organisasjonar |
|
B5 |
Vurdera behovet for nyheitsbrev for frivilligheita |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Kommunikasjon |
Lokale og utstyr
|
ID |
TILTAK |
ANSVAR |
BIDRAGSYTARAR |
|
C1 |
Arbeida vidare med Aktiv kommune og inkludera fleire kommunale bygg og uteområde i portalen |
Innbyggjardialog (Aktiv kommune) |
Byggforvaltning + skule + fritids-/bydelshus + park og veg |
|
C2 |
Synleggjera informasjon om eksisterande moglegheiter for å leiga lokale |
Innbyggjardialog (Aktiv kommune) |
Kommunikasjon |
|
C3 |
Kartlegga moglegheitene for å inkludera eksterne bygg i Aktiv kommune, for eksempel næringsbygg, lokale eigde av frivillige, fylkeskommunale bygg osv. |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Byggforvaltning + innbyggjardialog (Aktiv kommune) |
|
C4 |
Kartlegga eksisterande kommunale lokale og eventuelle behov i frivillige lag og organisasjonar for felleslokale |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Byggforvaltning |
|
C5 |
Kartlegga og vurdera tiltak for å utbetra av eksisterande musikklokale og bruken av dei |
Byggforvaltning |
Kultur + skule + fritids-/bydelshus |
|
C6 |
Arbeida for å legga meir vekt på fleirbruk ved utvikling, bygging og rehabilitering av kommunale bygg |
Byggforvaltning |
Innbyggjardialog (frivilligheit) + alle |
|
C7 |
Gå gjennom rutinane for fast bruk av kommunale bygg for å gjera tildelinga av desse meir gjennomsiktig |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Byggforvaltning |
|
C8 |
Gå gjennom dei eksisterande retningslinjene for leige av idrettsanlegg og sjå om ordninga er føremålstenleg og inkluderande |
Idrett |
Kultur + innbyggjardialog |
|
C9 |
Synleggjera informasjon om eksisterande moglegheiter for leige av utstyr, og kartlegge andre moglegheiter for utstyrsdeling |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frilager + frivilligsentralane + innbyggjardialog (Aktiv kommune) + park og veg |
Kompetanse
|
ID |
TILTAK |
ANSVAR |
BIDRAGSYTARAR |
|
D1 |
Organisera månadlege møtepunkt med tema for frivillige lag og organisasjonar |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
|
D2 |
Ha månadleg «open time» der tilsette i kommunen er tilgjengelege for frivillige lag og organisasjonar |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frivilligsentralane + andre relevante tilsette |
|
D3 |
Utarbeida og gjennomføra månadlege kurs for frivillige lag og organisasjonar, med tema som leiing av frivillige, styreverv, momsrefusjon, tilskot og anna etter innspel frå frivillige |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
|
D4 |
Utvikla e-læring og korte videoar for ulike relevante tema |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frivilligsentralane + kommunikasjon |
|
D5 |
Kartlegga behovet for auka kompetanse hjå frivillige lag og organisasjonar |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frivilligsentralane + alle |
|
D6 |
Auka kompetansen hjå tilsette i kommunen, både om frivilligheit som fagfelt og om den lokale frivilligheita, til dømes gjennom faglunsj |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
Samarbeid og møteplassar
|
ID |
TILTAK |
ANSVAR |
BIDRAGSYTARAR |
|
E1 |
Vidareføra arbeidet til frivilligsentralane i tråd med retningslinjene deira |
Frivilligsentralane |
|
|
E2 |
Ha kommunen som eit bindeledd og samarbeidspartnar for organisasjonar som ynskjer å få til meir samarbeid |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frivilligsentralane + bydelshus |
|
E3 |
Kartlegga dei ressursane i kommunen som arbeider med frivilligheit, tydeleg definera grenseoppgangar og roller og gjera denne informasjonen tilgjengeleg |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
|
E4 |
Vidareføra stillinga som rådgjevar for frivillige lag og organisasjonar som kontaktpunkt i administrasjonen |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
|
E5 |
Vidareføra kåringa av Årets frivillige |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
|
E6 |
Vidareføra arbeidet Internasjonalt kulturnettverk med mål om at Stavanger skal vidareutviklast som ein inkluderande by for alle, på tvers av skilje på grunn av kultur, etnisitet, generasjons og sosiale status |
Sølvberget |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
|
E7 |
Involvera innbyggjarar og frivillige lag og organisasjonar i prosjekt, planprosessar og anna strategiarbeid så tidleg som mogleg |
Alle |
|
|
E8 |
Utarbeida rutinar for å sjekka om tilbod/ressursar finst hjå frivillige lag og organisasjonar, før ein går i gang med eige tilbod |
Alle |
|
|
E9 |
Kartlegga nye måtar og nye område å samhandla med frivillige på, for eksempel tiltak for eldre og for å motarbeida einsemd |
Helse og velferd |
|
|
E10 |
Halda fram med å utvikla samarbeidet som alders- og sjukeheimar og verksemder innanfor helse og velferd har med frivillige |
Helse og velferd |
|
|
E11 |
Legga til rette for møteplassar i kommunedelen i samarbeid med andre lokale aktørar på tvers av generasjonar, kulturar og funksjonsnivå |
Frivilligsentralane |
Bydelshus + helse og velferd + innbyggjartorg med fleire |
|
E12 |
Vidareføra formelle og etablerte møteplassar for samarbeid mellom frivillige og kommunen. |
Alle |
|
|
E13 |
Arrangera frivilligbørs – ein møteplass (for frivilligheita, næringslivet og det offentlege) der ein kan inngå frivillige avtalar på tvers utan at det kostar pengar |
Innbyggjardialog (frivilligheit) |
Frivilligsentralane + bydelshus + innbyggjartorg |
|
E14 |
Halda fram med å legga til rette for den vidare drifta av Inkluderingsdagane – ein månadleg, fast møteplass for aktørar på tvers av sektorar som arbeider for inkludering og mangfald |
Sølvberget |
Innbyggjardialog (frivilligheit) + politisk sekretariat |
|
E15 |
Sjå på moglegheitene for å ha kommunedelskonferansar for å stimulera til aktivitet og samarbeid i nærmiljøa |
Frivilligsentralane |
Kommunedelsutvala + bydelshus |
|
E16 |
Bidra til å synleggjera kor viktig det er med grøne strukturar i nærmiljø (som både møteplass og frivilliggenerator) |
Park og veg |
Bydelshus + innbyggjardialog (frivilligheit) |
Prosess
Utfordringsbilete
Gjennomførte intervju og gjestebod har gitt oss ei brei innsikt i korleis det vert opplevd å drive med frivilligheit i Stavanger kommune i 2020. Noko av utfordringsbiletet vert forsterka av koronapandemien, mens den òg viser at frivilligheita i kommunen vår er robust og tek utfordringane på strak arm. Frivilligheita i kommunen er mangfaldig og tilbakemeldingane er at det vert opplevd som gjevande å drive slikt arbeid, kanskje spesielt nå.
Utfordringane der vert peika på i innsiktsarbeidet har vi samla i fem kategoriar:
- Administrasjon og ressursar
- Verktøy
- Lokale og utstyr
- Kompetanse
- Samarbeid og møteplassar
Administrasjon og ressursar
- Fragmenterte og kompliserte tilskotsordningar
- Ikkje føreseielege tilskotsordningar
- Vanskeleg å finne fram blant tilskotsordningar
- For lite driftstilskot kontra prosjektmidlar
- Treng økonomisk støtte til administrasjon
- Manglande tilbakemelding på avslåtte søknadar
- Utfordring å støtte opne aktivitetar samtidig som ein byggjer sterke lag og organisasjonar
- Uklart kva som er prioriteringar og strategiske mål
Verktøy
- Manglande oversikt over alle tilbod frå lag og organisasjonar
- Manglande oversikt over alle tilbod frå kommunen
- Tungvint å halde registrert informasjon om lag og organisasjonar oppdatert
- Manglande/utilgjengeleg verktøy for koordinere ulike oppgåver
- Kompleks kvardag der ein skal møte menneske på mange plattformar
- God deltaking krev god praktisk tilrettelegging
Lokale og utstyr
- Manglande tilgang til gratis lokale
- Manglande tilgang til tilpassa lokale ved spesifikke behov
- Sein kommunikasjon ved endring ved leie av lokale
- Utfordring med lagring av utstyr
- Viktig med tilgjengeleg billig/gratis utstyr
Kompetanse
- Manglande kompetanse hjå tilsette i lag og organisasjonar
- Manglande kompetanse hjå frivillige i lag og organisasjonar
- Manglande oversikt over den kompetanse som finns i lag og organisasjonar
- Mange usynlege oppgåver i lag og organisasjonar som krev kompetanse
- Høg aktivitet krev tilsette
- Frivillige krev opplæring for å betre kunne utføre oppgåver
Samarbeid/møteplassar
- Vanskeleg å få til god kommunikasjon mellom kommune/lag og organisasjonar
- Vanskeleg å vite kven ein skal vende seg både blant folkevalde og tilsette
- Lite kontakt med ‘kommunen og dei’
- Treigheit i det kommunale system
- Skeivt maktforhold der makta ligg hjå administrasjonen og folkevalde
- Retningslinjer bør vera så gode at det vert likehandsaming for alle
- Manglande oversikt over lag og organisasjonar i kommunen
- Konkurranse mellom lag og organisasjonar som tilbyr liknande aktivitetar og har same målgruppe
- Tilskotsordningar og søknadsprosessar er ikkje tilrettelagt for samarbeid
- Lag og organisasjonar kan samarbeide ennå betre på tvers
- Lag og organisasjonar kan tenke meir heilskap i oppdrag og prosjekt
- Lag og organisasjonar har behov for å verta sett og høyrd
- Lag og organisasjonar har behov for tydelege og avklarte linjer for å få til eit godt samarbeid
- Lag og organisasjonar vert seint involverte i prosessar
- Utfordringar ved samhandling og involvering ved at lag og organisasjonar vert spurt om innspel, meiningar og utsegn frå fleire kantar – dårleg oppfølging i etterkant
- Mangel på kunnskap om utfordringar i nærmiljøet
- Usikkerheit blant frivillige fyrste gong
Løysingsframlegg
I denne fasa organiserte vi seks digitale verkstad for innbyggjarar, frivillige, tilsette og folkevalde i Stavanger kommune.
Informasjon om medverknad
Kartlegging av utfordringar:
Vi har gjennomført 13 intervju med representantar frå store og små organisasjonar, samt 16 eksterne og interne gjestebod.
Kartlegging av løysingar:
Vi har gjennomført seks digitale verkstader.
Sei di meining om Handlingsplan frvilligheit
Høyring av Handlingsplan frivilligheit for Stavanger kommune 2021-2025
Handlingsplan frivilligheit 2021-2025 er ei plattform for samarbeid og samspel mellom frivilligheita og kommunen. Gjennom planen vil me systematisera innsatsen på frivilligheitsområdet og vidareutvikle tiltak for samhandling mellom kommunen og dei frivillige.
Utval for kultur, idrett og samfunnsdialog (UKIS) handsama høyringsutkastet 17. mars 2021 og vedtok å sende det på høyring.
Dokumenta finn du elektronisk her.
Fristen for å sende innspel er 30. april 2021.
Send innspela dine til Stavanger kommune, postboks 8001, 4068 Stavanger, eller til postmottak.ios@stavanger.kommune.no. Marker innspelet ditt med «handlingsplan frivilligheit 2021-2025».
Kven kan sende innspel til planen?
Alle som ynskjer det kan gje tilbakemelding på planforslaget. Innspelet må vera skriftleg og innehelde fullt namn. Alle innspela blir lagde fram til politisk behandling når planen skal godkjennast, etter høyringa. I saka vil det koma fram korleis administrasjonen har vurdert kvart innspel.
Kommunen svarer på innspela gjennom den politiske handsaminga.
Vidare handsaming av saka
I høyringsrunden skal handlingsplanen handsamast i fleire politiske råd og utval. Det er Utval for kultur, idrett og samfunnsdialog som endeleg vedtek planen etter høyringsrunden.
Arbeidsgruppe
- Randi-Merete Lode, rådgjevar - randi-merete.lode@stavanger.kommune.no
- Milena Suboticki, rådgjevar – milena.suboticki@stavanger.kommune.no
- Atle Melangen, seksjonssjef frivilligheit - atle.melangen@stavanger.kommune.no
- Tone Grønning, seniorrådgjevar - tone.gronning@stavanger.kommune.no
- Martine H. Bologni, rådgjevar, Ungdom og fritid - martine.haarr.bolognini@stavanger.kommune.no
- Stein Andreassen, rådgjevar, Kultur - stein.andreassen@stavanger.kommune.no
- Geir Johansen, rådgjevar, Velferd og sosiale tjenester - geir.johansen@stavanger.kommune.no
- Aina Hovden Lunde, rådgjevar, Park og vei - aina.hovden.lunde@stavanger.kommune.no
- Aras Gaure, rådgjevar, Idrett - aras.gaure@stavanger.kommune.no
- Jamal Mohamud, rådgjevar, Internasjonalt kulturnettverk - jamal.mohamud@solvberget.no
- Line Møllerop, leiar Madla og Kvernevik frivilligsentral - lmollerop@stavanger.kommune.no