Om Stavanger byarkiv

Filmen om byarkivet

Woldcam har laga ein film som presenterer tenestene til Stavanger byarkiv, tilsette og lokale på ein heilt ny måte. 

Link til filmen på YouTube-kanalen til kommunen.

Organisering

Stavanger byarkiv har ansvar for arkiva til kommunen. Vi er delte i tre seksjonar:

• Arkivdanning og postmottak er postmottaket til kommunen og opprettar saker fortløpande. All post som kjem inn til og går ut frå kommunen hamnar på postlistene, som du finn på den offentlege journalen til kommunen. Her finn du òg informasjon om innsyn i eldre dokument frå Finnøy og Rennesøy. 
• Bevaring og formidling er arkivdepotet til Stavanger kommune med ansvar for bevaring, tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avslutta arkiv. Her blir dei fleste førespurnadene behandla frå innbyggjarar og forskarar, og hit kan kommunale og privatarkiv blir avleverte.
• System og utvikling har ansvar for arkivplanen, innføring av digitale elev- og barnemapper og jobbar med rutinar for og drift av saks- og arkivsystemet som alle avdelingar og verksemder bruker. Vi deltek aktivt i digitaliseringsprosjekt i kommunen.

Historia om byarkivet

Stavanger byarkiv vart formelt oppretta som arkivdepotet i byen i 1967, men interessa for og arbeidet med arkiva i byen går mykje lengre tilbake.

Det første arkivet

Med formannskapslovene i 1837 kom føresegna om at ordførar hadde ansvar for protokollar, arkiv og korrespondanse. Ei kiste vart innkjøpt til rådhuset til arkiv for bevaring av protokollane til kommunen. Denne kan du i dag sjå i utstillingsområdet til Stavanger byarkiv. 

På flyttefot

Byveksten førte til auka kommunalt samfunnsengasjement og resulterte i ein veksande dokumentflaum. Behandlinga av dokumenta vart prega av at byen ikkje hadde eit større, permanent rådhus, og sidan dei kommunale oppgåvene auka, flytta kommunale funksjonar rundt og vart spreidd på fleire bygg i byen. Følgja var at arkivmaterialet ikkje vart samla, men førte eit omflakkande og usikkert tilvære i ulike bygg.

I løpet i åra har byarkivet halde til i Mariakirken, i bygget på St. Peters plass, i Hospitalgaten, i Kongsgaten, i Filmteatret og i Noregs Bank-bygget.

Opp i røyk

I 1911 vedtok formannskapet eit forslag om arkivbygg på St. Peters plass. Det vart utarbeidde teikningar av bygget og forslaget vart framlagt for Riksarkivaren, men planane vart vraka. Ein arkivkomité sonderte moglegheitene for heller å byggje eit amtsarkiv i byen, der arkivmateriale frå alle byar og ladestader i Stavanger Amt skulle samlast. Tanken fekk tilslutning frå mange hald, men det skulle gå meir enn 100 år før ideen om eit slik «huset til arkiva» vart realisert.

Dei utilfredsstillande arkivforholda fekk fornya merksemd i 1929 då kommunebygningen i Hospitalgaten vart totalt øydelagde av brann. Mykje arkivmateriale gjekk tapt, under dette bygningssjefens, arkivet til politiet og elektrisitetsverket.

Stavanger byarkiv blir oppretta

I januar 1967 vart byarkivet i Stavanger formelt oppretta av bystyret og formannskapet som det felles depotet til Stavanger kommune for eldre arkiv. Byarkivet vart òg depotet i byen for bevaring av privatarkiv med lokalhistorisk verdi. Stillinga stod vakant i fem år før Bjørn Utne vart tilsett som den første byarkivaren i byen.

Saman med byarkivaren flytta byarkivet i 1973 inn i nye lokale i det tidlegare Frue Meieri i Storgata 27. Men også desse lokala var ueigna som arkivlokale, og i 1988 flytta byarkivet til dei tidlegare lokala til biblioteket i rådhuset.  I mellomtida hadde Bodil Wold Johnsen tiltrådd som byarkivar (1980-2013).

I 1999 vart det oppretta eit Sentralarkiv, i tillegg til byarkivet. Alf Thorsen vart tilsett som arkivsjef for arkivtenesta og arkivleiar for arkivdanningsfunksjonen i kommunen. I 2014 endra heile arkivavdelinga namn til Stavanger byarkiv.

Arkivenes Hus

Nesten hundre år etter at ideen først hadde vorte fremja, i 2005, inviterte Riksarkivaren til eit samarbeid om å reise eit felles regionalt arkivsenter i Stavanger. Og sommaren 2017 flytta byarkivet inn i det nye Arkivenes hus på Ullandhaug saman med Statsarkivet, Interkommunalt arkiv i Rogaland og Misjonsarkivet.

Heile byarkivet er endeleg samla under eitt tak i nye, tilpassa lokale som kan romme heile papirdokumentasjonen i alle arkiva i Stavanger kommune, og dessutan dei mange viktige privatarkiv som kan belyse utviklinga til byen og lokalsamfunnet.

Digitalisering av eldre materiale

I 2013 gjekk Stavanger kommune over til å bli ein "papirlaus" kommune. Det betyr at alt arkivmateriale som blir danna hos verksemdene til kommunen, skal skapast og lagrast digitalt. Det aller meste av dei historiske arkiva blir likevel framleis oppbevarte på papir. Det er lovpålagt å oppbevare arkiva i si opphavlege form, på det formatet dei er skapte.

Seksjonen til Stavanger byarkiv for bevaring og formidling har dei seinare år jobba aktivt med å digitalisere store mengder arkivmateriale. Dette er eit arbeid som går føre seg kontinuerleg (og som vi nok aldri kjem heilt i mål med i levetida vår). 

• For digitaliserte fotografi, kart og teikningar, sjå stavangerbilder.no
• For kildematteriale til slektsgransking, lokalhistorie og dessutan ei rekkje nettutstillingar, sjå stavangerbyarkiv.no
• For byggjesakmapper, målebrev og reguleringsplanar, kontakt Innbyggerservice (tlf. 51 50 70 90).

Digitalisering av elev- og barne dokumentasjon

Hausten 2019 innførte Stavanger kommune det nye systemet Public Oppvekst i alle skular og barnehagar, PPT og Ressurssenter for styrkt barnehagetilbod. Systemet sørgjer for at mappene til det enkelte førskule - og skulebarn er digitale, og trygt bevart for all framtid.

Prosjektet vart gjennomført i samarbeid med fagavdelingane og IT-avdelinga, og er ein del av den digitale strategien til Stavanger kommune som slår fast at Stavanger kommune skal gi innbyggjarane eit reelt digitalt førsteval, og at digitale verktøy skal bidra til høgare produktivitet og meir effektiv ressursbruk.

Med dette har vi sett strek for varierande rutinar og papirbaserte elev- og barnemapper.

Regelverk

Stavanger byarkiv forheld seg til mange ulike lover, og blant dei er dei viktigaste som følgjer:

• Arkivlova
• Arkivforskrifta
• Forskrifta til riksarkivaren om behandling av offentlege arkiv
• Noark-standarden
• Normalinstruks for arkivdepot