Saksbehandlingsreglement

§ 1 Lovverk

a) Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder kommuneloven,       forvaltningsloven, offentlighetsloven, og andre lover for kommunens virksomhet.

b) Kommunelovens kapittel 11 gjelder for bystyret og alle andre folkevalgte organer opprettet i medhold av kommuneloven og særlovgivning, med de presiseringer og tilleggsbestemmelser som er nødvendig.

§ 2 Forberedelser av saker

a) Det er lederen for organet som setter opp saklisten for det enkelte møte.

b) I enhver sak som skal forelegges organet, skal det som hovedregel være utarbeidet en innstilling. Det skal kort og oversiktlig være gjort rede for saken og for mulige dissenser blant de innstillende myndigheter, samt forslag til vedtak.

c) Lederen skal påse at de sakene som skal behandles blir behandlet i samsvar med reglement og lovverk.

d) Kommunedirektøren skal påse at de saker som legges fram for organet er forsvarlig utredet.

§ 3 Innkalling

a) Organet holder møter etter oppsatt plan, når leder finner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.

b) Møteinnkallingen skal inneholde sakslisten og tid og sted for møtet. Det er leder som setter opp saksliste for hvert enkelt møte.

c) Møteinnkalling og saksdokumenter sendes til organets medlemmer og varamedlemmer.

d) Innkalling og saksdokumenter skal sendes 10 dager før møtedagen.

e) Innkalling og saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, og gjøres kjent for offentligheten på en hensiktsmessig måte.

§ 4 Forfall

a) Organets medlemmer plikter å delta i møtene med mindre det foreligger gyldig forfall, jf. bestemmelsene i folkevalgtes arbeidsvilkår.

§ 5 Adgang for andre til å delta i møtene

a) Ordfører har møte-, og talerett i alle utvalg og råd.

b) Ordfører har forslagsrett i alle utvalg og råd unntatt kontrollutvalget.  

c) Kommunedirektøren eller kommunedirektørens stedfortreder, møter med talerett.

§ 6 Åpne møter

a) Organets møter er åpne for publikum. Alle møter i bystyret, formannskapet, kommunalutvalget og hovedutvalgene skal strømmes dersom møtet holdes et sted med nødvendig utstyr for strømming.

b) Organet skal vedta å lukke møtet når det behandler en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

c) Organet skal vedta å lukke møtet når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

d) Organet kan vedta å lukke møtet hvis hensynet til personvern eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det, jf. kommuneloven § 11-5.

§ 7 Fjernmøter

a) Møter i folkevalgte organ, inkluder bystyret, kan gjennomføres som fjernmøter jf. kommuneloven § 11-7.

b) Fjernmøter skal strømmes i samtlige utvalg bortsett fra kommunedelsutvalgene.

§ 8 Åpning av møtet

a) Leder eller nestleder leder møtet. Dersom begge disse har forfall, velges en møteleder av og blant medlemmene.

b) Leder har ansvar for at møtet blir lovlig satt.

§ 9 Rekkefølge for behandling av sakene

a) Sakene behandles i den rekkefølge de er oppført i innkallingen til møtet.

b) Når særlige grunner foreligger, kan organet vedta en annen rekkefølge.

c) Organet kan vedta med alminnelig flertall å utsette behandling av en sak, jf. kommuneloven § 11-3, fjerde ledd.

§ 10 Ordning av debatten

a) Taler skal rette sine ord til leder.

b) Taler skal holde seg nøye til den saken debatten gjelder.

c) Fornærmelig eller upassende språkbruk overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Leder påser at dette overholdes.

d) Folkevalgte skal forholde seg til spillereglene for politiske debatt, som finnes her.

§ 11 Leders stilling under debatten

a) Leder må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å håndheve gjeldende reglement, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

b) Dersom leder vil ta del i debatten i bystyret, overtar nestleder, eventuelt setteleder, ledelsen av forhandlingene.

§ 12 Avgrensing og avslutning av debatten, og replikkordskiftet

a) Før behandling av en sak er påbegynt, og under debatten, kan organet med alminnelig flertall, etter forslag fra leder, vedta at taletiden skal avgrenses. Dette gjelder både for innlegg og replikker.

b) Et medlem kan kun ha én replikk til et innlegg.

§ 13 Forslag til vedtak

a) Det er kun folkevalgte medlemmer og varamedlemmer i møtet som kan fremsette forslag til vedtak.

b) Den folkevalgte skal legge forslag til vedtak inn i den til enhver tid gjeldende digitale løsningen.

c) Leder for organet sørger for at forslaget blir referert.

§ 14 Oversendelsesforslag – Alle utvalg og råd

a) Oversendelsesforslag er forslag som kan legges frem under behandlingen av saker.

b) Et oversendelsesforslag skal ikke realitetsbehandles, men oversendes kommunedirektøren for en kortfattet tilbakemelding som grunnlag for de folkevalgte til å vurdere om dette skal følges opp videre.

c) Kortfattet svar på oversendelsesforslag legges fram som referatsak slik:

i.   Oversendelsesforslag som er fremmet i formannskapet eller bystyret besvares til kommunalutvalget.
ii.  Oversendelsesforslag som er fremmet i hovedutvalget der saken sluttbehandles besvares i hovedutvalget.
iii. Oversendelsesforslag som er fremmet i et hovedutvalg der saken ikke sluttbehandles følger den videre behandlingen.
iv. Oversendelsesforslag som er fremmet i et kommunedelsutvalg, et annet utvalg eller råd, besvares til utvalget/rådet.

§ 15 Vedtaksførhet og avstemming

a) For at organet skal kunne treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i den aktuelle saken.

b) Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven eller av valgloven § 9-3 andre ledd.

c) Ved stemmelikhet i andre saker enn valg (loddtrekning), er møteleders stemme avgjørende.

d) Ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett gjelder kommuneloven § 11-9.

§ 16 Adgang til møterommet

a) Pressen og publikum har adgang til tilviste plasser.

§ 17 Veiledende møtetidspunkt

a) Bystyret skal som hovedregel ha ettermiddagsmøter (kl. 14.00 – 19.30).

b) Formannskapet skal som hovedregel ha ettermiddagsmøter (kl. 13.00 – 17.00)

c) Kommunalutvalget skal ha sine møter på dagtid.

d) Hovedutvalgene, kommunedelsutvalgene, de andre utvalgene og rådene skal som hovedregel ha ettermiddagsmøter.

§ 18 Anke og ankebehandling

a) I saker hvor et organ har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på minst tre medlemmer kreve at vedtaket forelegges organet som er ankeinstans. Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

b) Formannskapet behandler mindretallsanker fra alle underordnede organ med unntak av anker i kunstutvalget som behandles i UKIS, og anker på bystyrets reguleringsvedtak, som vurderes i UBS.

c) I saker hvor formannskapet har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på minst tre medlemmer kreve at vedtaket forelegges bystyret. Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

§ 19 Inhabilitet

a) Bestemmelsene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder ved behandlingen av saker i folkevalgte organer, med de særreglene som følger av denne paragrafen.

b) En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ.

c) Første punktum gjelder ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ.

d) Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd, er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av saken for klageinstansen.

e) En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.

f) Trykk her for å se et flytskjema som illustrerer hvem som er inhabil når.

§ 20 Lovlighetskontroll

a) Tre eller flere medlemmer av bystyret kan sammen kreve at departementet kontrollerer om et vedtak er lovlig.

b) Et slikt krav må fremmes innen tre uker fra vedtaket ble truffet. Fristreglene i forvaltningsloven § 30 gjelder.

c) Lovlighetskravet skal undergis en skriftlig vurdering fra kommunedirektøren før det settes fram for det organet som traff vedtaket. Hvis organet opprettholder vedtaket, skal saken sendes til departementet. Vedrørende fremgangsmåte og behandling vises til kommunelovens kapittel 27.

§ 21 Spørsmål

a) Medlemmer av et organ kan stille spørsmål om aktuelle tema, også om saker som ikke står på sakslisten.

b) Det skal som hovedregel ikke stilles spørsmål relatert til saker som er under behandling i annet utvalg.

c) Spørsmål må skriftlig meddeles leder senest 5 virkedager[1] før møtet, med kopi til politisk sekretariat. Spørsmålene skal være kortfattet.

d) Politisk sekretariat sender spørsmålene til organets medlemmer og varamedlemmer i forkant av møtet.

e) Spørsmål som meldes etter fristen eller i møte, kan ikke forlanges besvart i samme møte.

f) Spørsmålet blir behandlet etter de andre sakene som er ført opp på sakslisten.

g) Spørsmålet kan begrunnes og taletiden begrenses da til 2 minutter.

h) Er ikke spørsmålsstilleren til stede i møtet, vil ikke svaret gis muntlig i møtet, men kun protokolleres.

i) Leder avgjør om spørsmålet skal besvares av leder eller kommunedirektør.

j) Det er ikke anledning til debatt og det kan ikke fremmes forslag i forbindelse med spørsmål.

k) Når spørsmålet er besvart, kan spørsmålsstiller få ordet i inntil 1 minutt for å stille oppklaringsspørsmål.

§ 22 Spørsmål i en sak under behandling

a) Spørsmål som gjelder faktaopplysninger i en sak som er til behandling i et organ, kan stilles skriftlig i forkant av møtet. Spørsmål sendes til leder, kommunedirektør/direktør og politisk sekretariat.

b) Spørsmålet skal ikke ha karakter av «kommunedirektøren bes om å vurdere/undersøke».

c) Spørsmål som stilles inntil 2 virkedager før møtet, skal besvares skriftlig i form av et notat som knyttes til saken. Spørsmål som stilles senere enn 2 virkedager før møtet, kan besvares skriftlig dersom det er mulig.

d) Spørsmål til avklaring kan også stilles muntlig og besvares muntlig i møtet.

§ 23 Interpellasjoner – Gjelder bystyret, formannskap og hovedutvalg

a) En interpellasjon er et spørsmål til ordfører/leder, som skal undergå debatt i bystyret, formannskapet eller i et hovedutvalg.

b) Interpellasjoner må skriftlig meddeles ordfører/leder av utvalget og politisk sekretariat senest 7 virkedager før møtet.

c) Interpellasjonen må bare omhandle én sak, og skal ikke inneholde begrunnelse og kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen.

d) Interpellanten har inntil 5 minutter til å begrunne interpellasjonen. For ordfører/leder er taletiden inntil 5 minutter. For organets øvrige representanter som deltar i ordskiftet, er taletiden begrenset til 2 minutter. Det er ikke adgang til replikk. Interpellanten får inntil 2 minutter til slutt for å klargjøre eventuelle spørsmål.

e) En interpellasjonsdebatt må ikke vare lenger enn 30 minutter per interpellasjon. Interpellasjoner skal som hovedregel behandles i begynnelsen av møtet i bystyret, formannskapet eller i et hovedutvalg.

f) Interpellasjoner som bystyret, formannskapet eller utvalget ikke rekker å behandle, overføres til neste møte dersom ikke den som har fremmet interpellasjonen aktivt trekker den.

§ 24 Ny sak på sakslisten til neste møte

a) En sak skal settes på sakslisten til neste møte, eller et senere møte, dersom minst 1/3 av organets medlemmer krever det.

b) Dersom saken skal komme på sakslisten i kommende møtet må kravet fremmes skriftlig til utvalgsleder, med kopi til politisk sekretariat, før sakslisten publiseres.

c) Organet kan kun sette saker på sakslisten dersom de angår tema der organet har vedtaksrett.

d) Som hovedregel bør det ikke fattes realitetsvedtak i saker som ikke er utredet av kommunedirektøren. Spørsmålet om hvorvidt kommunedirektøren skal utrede noe er i seg selv en sak, som 1/3 av medlemmene kan kreve satt på sakslisten. Det kreves flertall for å faktisk vedta at kommunedirektøren skal utrede noe.

§ 25 Vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten

a) Et folkevalgt organ kan fatte realitetsvedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, eller der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

b) Hvis det fremmes et forslag som gjelder saksgangen, for eksempel at administrasjonen skal utrede en sak, kan ikke dette blokkeres av leder eller 1/3 av medlemmene. Flertallet kan kreve at voteringen gjennomføres. Vedtaket krever simpelt flertall.

c) Dersom et medlem ønsker å fremme en sak etter denne paragrafen oppfordres hen til å legge saken inn i gjeldende digital løsning så lenge som mulig før møtet. Saken skal som hovedregel alltid være lagt inn senest 2 virkedager før møtet.

d) Saker som omtales i denne paragrafen kan kun gjelde tema der organet har vedtaksrett.

§ 26 Deputasjoner – Gjelder kun for bystyret

a) Talspersoner for organisasjoner, spesielt interesserte grupper, og andre parter som har interesser i en sak, kan be om å få presentere sitt syn til et utvalg av bystyrets medlemmer.

b) Til utvalget oppnevnes minst 3 medlemmer, som bør representere forskjellige partigrupper. Hvis ordføreren eller varaordføreren er medlem av utvalget, fungerer hen som dets leder. Ellers velger utvalget selv leder.

c) Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle mottatt deres fremstilling skriftlig, skal utvalgets leder meddele bystyret det som er fremført av utsendingene.

§ 27 Innbyggerforslag

a) Bystyret plikter selv å ta stilling til et forslag som gjelder kommunens virksomhet, dersom minimum 300 innbyggere i kommunen, står bak forslaget.

b) Bystyret skal selv ta stilling til forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet.

§ 28 Protokoll

a) Politisk sekretariat fører protokoll.

§ 29 Arkivering

a) Saksdokumenter og protokoll skal arkiveres iht. arkivloven.

 

[1] Med virkedager menes mandag – fredag, ekskludert helligdager.