Nå skal språket i kommunens beslutningstekster bli bedre
De siste årene har Stavanger kommune jobbet mye med språk i tekster som er rettet direkte til innbyggerne. Nå er turen kommet til de såkalte beslutningstekstene, altså de overordnede dokumentene, som planer, strategier og saksframlegg.
Denne nyhetssaken er mer enn en måned gammel. Innholdet kan derfor være foreldet eller ikke oppdatert.
Gå til stavanger.kommune.no/nyheter for siste nytt.
- Arbeidet med klarspråk tar aldri slutt. Vi ønsker å bli stadig bedre, og tar nå arbeidet et steg videre ved å løfte frem språket i beslutningstekster. Dette er tekster som er sentrale i kommunens arbeid med nærdemokrati og medvirkning - både eksternt og internt, sier kommunikasjonssjef Marianne Jørgensen.
I det siste språkprosjektet har vi derfor sett nærmere på disse problemstillingene:
Hva kjennetegner språket i beslutningstekstene? Hvorfor er språket som det er – og hvilke konsekvenser kan det ha?
20 personer - avisredaktører, ledere på flere nivå i kommunen, politikere, ansatte og tillitsvalgte har delt sine tanker om akkurat det. På bakgrunn av intervju, tekstanalyser og forskningslitteratur er det laget en rapport (PDF, 2,58 mb) som oppsummerer hvilke erfaringer informantene har med denne type tekster. Her er de seks hovedfunnene:
1. Beslutningstekster er sentrale i kommunens arbeid med nærdemokrati, åpenhet og medvirkning. Uklart språk kan derfor være et demokratisk problem
Innbyggere og ansatte skal kunne lese og forstå sentrale dokumenter, og de skal få anledning til å medvirke og være inkludert i sentrale prosesser. Flere av informantene peker på at uklart språk kan være et hinder for det - og dermed et demokratisk problem.
2. Uklart språk i beslutningsdokumenter kan føre til feil beslutninger og manglende eller feil oppfølging.
Både ledere og politikere kan komme til å ta feil avgjørelser, eller beslutninger på feil grunnlag, hvis innholdet i slike dokumenter er uklart.
Utydelig språk kan også føre til at tekster blir liggende ubrukt, fordi folk er usikre på hvordan de skal følge opp et dokument. Manglende forståelse kan altså hindre korrekt og effektiv oppfølging av vedtak.
3. Uklart språk er en tidstyv
En del viktige dokumenter krever oppfølgingsarbeid i form av diskusjon med kolleger, telefoner og gjerne møter for å avklare innholdet. Det går også med en del tid til å bearbeide tekster som skal formidles videre i organisasjonen. Både politikere og ledere sier at de bruker mye tid på lesingen.
4. Ansatte i kommunen, inkludert ledere på flere nivåer, kan ha problemer med å forstå og forklare sentrale begreper i viktige beslutningsdokumenter.
I intervjuene ble folk bedt om å lese tekstutdrag og deretter kommentere eller svare på spørsmål. Det viste seg at abstrakte begreper og uklare formuleringer i beslutningsdokumenter er et problem: Alle informantene strever med å forklare sentrale begreper, og har vansker med å beskrive hva som står i utvalgte avsnitt.
Intervjuene avdekker også ulik forståelse av begreper og formuleringer – leserne kan altså legge ulikt innhold i tekstene de er med på å beslutte eller skal rette seg etter.
5. Funksjonen til noen av dokumentene er uklar, og språket i en del av tekstene er for lite tilpasset kunnskapsnivået til leserne.
Det kan noen ganger være uklart hva et beslutningsdokument skal brukes til, og hvem som skal bruke det. Leserne savner ofte en leserveiledning og en beskrivelse av tekstens funksjon.
6. Klarspråk-arbeidet i kommunen har gitt resultater – men ledelsen bør i enda større grad gå foran som gode eksempler og stille tydelige krav til klarspråk.
Mye har blitt bedre med kommunens tekster de siste årene. Likevel mener flere av informantene, inkludert toppledere selv, at toppledelsen fortsatt ikke gjør nok på dette området. De er ikke gode nok forbilder gjennom måten de selv skriver på, og de stiller i for liten grad krav til ansatte om å bruke klarspråk i alle dokumenter, også beslutningsdokumenter.
Slik skal kommunen jobbe videre med beslutningstekster:
I kartleggingen kom det fram mange gode forslag til hva kommunen kan gjøre for å bedre disse tekstene. Flere kurs, mer språkvask og individuell tilbakemelding, sammendrag av saksframlegg, retningslinjer og ulike verktøy. Rådmannens ledergruppe har behandlet en handlingsplan for oppfølging av rapporten.
- Det er interessante funn som er kommet fram i rapporten og nyttige forslag til oppfølging. Også vi i rådmannens lederteam ser vi har en viktig rolle med å gå foran i språkarbeidet, sier assisterende rådmann Per Haarr.
Stavanger kommune har jobbet systematisk med klarspråk i en årrekke og fikk som første kommune i landet kommunal- og moderniseringsdepartementets klarspråkpris i 2017.