Veiledning til seriøsitetsbestemmelsene

Veiledning til enkelte bestemmelser

HMS-kort (krav 1)

Med tanke på sikkerheten innen bygg- og anleggsbransjen, er det avgjørende at byggherren har oversikt over hvem som til enhver tid er til stede på arbeidsplassen.  Dette er ett av formålene bak kravet om HMS-kort («ID-kort») for alle arbeidere. Arbeidere skal ha HMS-kort fra første dag på arbeidsplassen. Kravet har som formål å forbedre sikkerheten, hindre misbruk av HMS-kort og få bedre oversikt over hvem som til enhver tid er til stede på arbeidsplassen. HMS-kort inneholder også informasjon om hvem som er arbeiderens arbeidsgiver. Krav om bruk av HMS-kort fra første dag er dermed viktig for å unngå at (og evt. avdekke om) det benyttes underleverandør som ikke er godkjent.

For nye arbeidstakere kan HMS-kort bestilles dagen arbeidsforholdet har startet. En av kontrollsjekkene som gjøres ved bestilling av HMS-kort er kontroll av at den ansatte er registrert i AA-registeret/A-meldingen. Dette betyr at HMS-kort først kan bli utstedt etter at den første lønnen er mottatt. Arbeidsforhold kan imidlertid meldes inn i AA-registeret før dette tidspunktet, nærmere bestemt inntil to måneder før arbeidsforholdet starter. Dersom arbeideren er innregistrert i AA-registeret fra første arbeidsdag, vil dette kunne korte ned behandlingstiden for utstedelse av HMS-kort. For de ansatte som er meldt inn i AA-registeret skal det vanligvis ta ca. én uke fra bestillingen er sendt til man mottar et HMS-kort.

Pliktig medlemskap i leverandørregister (krav 2)

Fullmakt til å innhente SKAV-info (skatte- og avgifts informasjon) gjelder for hele kontraktsperioden.

Underleverandører skal fremlegge StartBANK ID eller kopi av registreringsbevis i StartBANK eller bevis fra tilsvarende leverandørregister og fullmakt for SKAV-info før de kan bli godkjent av oppdragsgiver.

Faglærte håndverkere (krav 3)

Hensynet bak denne bestemmelsen er å sikre faglig kvalitet på arbeidet som skal utføres, samt å minimere muligheten for å utnytte sårbare arbeidere uten kunnskap om faget eller sine arbeidstakerrettigheter. Kravet til faglærte har også sammenheng med lærlingkravet, ettersom bruk av lærlinger krever tilstedeværende av faglærte som kan veilede og følge opp lærlingene.

For at leverandøren og hans underleverandører skal oppfylle dette kontraktskravet må altså minst halvparten av arbeidede timer, innen bygg og anleggsfag (inkludert bygg- og anleggsteknikk og anleggsgartnerfag), utføres av faglærte. Kravet om 50 % gjelder samlet for alle fag som dekkes av den aktuelle kontrakten. Eksempel: hvis det totalt arbeides 1000 timer innen tømrer- og malerfag, må minst 500 av disse timene være utført av faglærte. Det må uavhengig av dette være minst 1 faglært i hvert fag.

Bestemmelsen gjelder i utgangspunktet kun for bygg- og anleggsfag (dvs. fag som omfattes av utdanningsprogrammet for bygg- og anleggsteknikk). Vær oppmerksom på at det for enkelte fagområder, som f.eks. elektrikerfaget, også stilles egne krav i lov og forskrift (som for eksempel forskrift om elektroforetak).

Lærlinger (krav 4)

Kravet skal sikre tilstrekkelig rekruttering og muligheter for et praktisk utdanningsløp.

Kravet om 15 % gjelder samlet for alle fag, som dekkes av den aktuelle kontrakten, der det er behov for læreplasser. Eksempel: hvis det totalt utføres 1000 timers arbeid i henhold til kontrakten innen fag med behov for læreplasser, må minst 150 av disse timene være utført av lærlinger.

Kravet om at prosentsatsen skal være minimum 15% gjelder kun for kontrakter med en verdi på minst 2,05 million kroner ekskl. mva. og med varighet over tre måneder. For kontrakter under disse tersklene er det ingen krav til minimum prosentsats, kun krav om at det skal benyttes lærlinger i arbeidet med å oppfylle kontrakten.

Leverandør/underleverandør må være en godkjent lærebedrift for å oppfylle kravet. Godkjenning av lærebedrift er regulert i opplæringsloven § 4-3 og i forskrift til opplæringsloven §§ 11-1 og 11-2. De nærmere rettighetene og pliktene til lærebedriftene følger av opplæringsloven § 4-4. 

Leverandør skal på forespørsel kunne legge frem all relevant dokumentasjon knyttet til godkjenningen (inkludert læreplan m.m.) og inngåtte lærekontrakter.

Det må vurderes konkret hva som skal aksepteres som tilstrekkelig dokumentasjon på at leverandør har gjort reelle forsøk på å oppfylle kravet uten å lykkes. I slike situasjoner bør det som minimum kreves at leverandør beskriver årsaker til at han f.eks. ikke har lykkes med å inngå et tilstrekkelig antall lærekontrakter og legger frem en detaljert tiltaksplan for hvordan leverandør har tenkt å jobbe fremover for å kunne endre dette. Leverandør som ikke har lykkes å inngå et tilstrekkelig antall lærekontrakter må også med jevne mellomrom legge frem dokumentasjon på at de gjør reelle forsøk på å inngå (nye) lærekontrakter.

Bruk av fast ansatte (krav 5)

Leverandører og underleverandører skal i størst mulig grad benytte seg av fast ansatte i minst 80 % stilling. Stor grad av fast ansatte bidrar til ordnede arbeidsforhold, gjør det enklere å ha kontroll med forhold som lønnsutbetalinger, arbeidstid m.m. Fast ansettelse bidrar også til å skape trygghet og forutsigbarhet i arbeidsforholdet til den enkelte arbeideren. Videre bidrar fast ansettelse til å øke sikkerhet- helse og arbeidsmiljø (SHA) på arbeidsplassen da det må kunne antas at terskelen for å si fra om evt. avvik er lavere for fast ansatte enn for arbeidere som ikke har et forutsigbart arbeidsforhold.

Kravet til fast ansettelse i minst 80 % stilling gjelder uavhengig av om arbeidere er ansatt hos hovedleverandøren eller underleverandøren (inkludert bemanningsforetak). Alle avtaler leverandøren inngår med underleverandører i forbindelse med utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dette innebærer at hovedleverandøren i kontrakter med eventuelle underleverandører - også bemanningsforetak – skal stille et krav om at arbeidere som utfører arbeid omfattet av kontrakten mellom hovedleverandøren og oppdragsgiver, skal i all hovedsak være fast ansatte i minst 80 % stilling.

Dersom det benyttes underleverandører (inkludert bemanningsforetak), skal hovedleverandør stille tilsvarende krav i sine kontrakter med eventuelle underleverandører, dvs. at også underleverandører (inkl. bemanningsforetak) i all hovedsak skal benytte fast ansatte i minst 80% stilling ved utførelse av arbeid på prosjektet.

Hvor stor prosentandel fast ansatte som må benyttes for at kravet skal anses oppfylt (jf. formuleringen «i all hovedsak») vil bero på en konkret vurdering. Utgangspunktet er at de fleste arbeidere i leverandørens/underleverandørens virksomhet som benyttes i forbindelse med oppfyllelse av oppdraget er fast ansatte. Bruk av vikarer eller midlertidige ansatte kan tillates i den utstrekning dette er nødvendig for eksempel for å erstatte en fast ansatt som er syk, i svangerskapspermisjon etc. Det gjøres oppmerksom på at arbeidsmiljøloven § 14-9 (2) bokstav f) ikke kan påberopes som grunnlag for å fravike kravet om fast ansettelse. Intensjonen med er at fast ansettelse skal benyttes i størst mulig grad, med mindre det er nødvendig med unntak. Den generelle adgangen til midlertidig ansettelse i opptil 12 måneder som følger av arbeidsmiljøloven § 14-9 (2) bokstav f) legger ikke opp til en vurdering av hvorvidt det foreligger et reelt behov for å fravike hovedregelen om fast ansettelse. Midlertidig ansettelse etter denne bestemmelsen kan derfor ikke aksepteres som begrunnelse fra leverandøren for å fravike hovedregelen om fast ansettelse.

Begrepet «fast ansettelse» er definert i arbeidsmiljøloven. Det fremgår av aml § 14-9 (1) at fast ansettelse «er løpende og tidsubegrenset, at lovens regler om opphør av arbeidsforhold gjelder, og at arbeidstaker sikres forutsigbarhet for arbeid i form av et reelt stillingsomfang.» I bestemmelsene er det imidlertid stilt et krav om at arbeidstakere som hovedregel skal være ansatt i minst 80% stilling (også innleide). Dette skal hindre at arbeidere får altfor lave stillingsprosenter og bidra til å unngå eventuell omgåelse av reglene bak fast ansettelse.

Bestemmelsen innebærer også at arbeidskontrakter som ikke angir en stillingsprosent eller arbeidskontrakter uten lønnsgaranti ikke er tillatt. Eksempel på en kontrakt uten lønnsgaranti er en kontrakt der lønn kun er oppgitt som timelønn, og arbeideren ikke er sikret fast månedslønn i henhold til stillingsprosenten (f.eks. 80 %).

Bruk av underleverandører (krav 6)

Det skal ikke skal være flere enn ett ledd underleverandører i vertikal kjede. 

Med underleverandører menes leverandører, inkludert enkeltpersonsforetak og innleid arbeidskraft, som har påtatt seg utførelsen av en del av de arbeider som omfattes av hovedleverandørens kontrakt med oppdragsgiver (varelevering o.l. holdes i denne sammenheng utenfor).

Godkjenning av underleverandører:

Manglende fremleggelse av dokumentasjon eller ikke ubetydelige avvik ved fremlagt dokumentasjon knyttet til underleverandør danner saklig grunnlag for å nekte godkjenning av vedkommende underleverandør. Oppdragsgiver skal i den forbindelse blant annet kontrollere at underleverandør er registrert i StartBANK og har innlevert fullmakt til å innhente utvidet skatteattest. I forbindelse med søknad om godkjenning av (ny) underleverandør er det også nødvendig å legge ved kopi av ID for den som har signert fullmakten.

Krav til lønns- og arbeidsvilkår (krav 8)

Formålet med bestemmelsen er å sikre at alle som utfører kontraktsarbeid for oppdragsgiver skal ha akseptable lønns- og arbeidsvilkår, uavhengig av om de er ansatt hos hovedleverandør eller underleverandør. Leverandører/underleverandører til kommunen må sørge for at arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som fremgår av tariffavtaler.

Bestemmelsen om lønns- og arbeidsvilkår som følger av bestemmelsene er noe videre i sitt innhold og anvendelsesområde enn det som er minimumskravet i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, da den gjelder for alle kontrakter uavhengig av bransje og verdi.

Det er en forutsetning i bestemmelsen at leverandør og eventuelle underleverandører oppfyller de plikter som fremgår av loven om obligatorisk tjenestepensjon (OTP-loven) og evt. annen lovgivning på pensjonsområdet. Oppdragsgivere bør på bakgrunn av en risikovurdering føre kontroll med at leverandøren oppfyller sine forpliktelser etter OTP-loven. En måte å følge opp det på er ved å kontrollere arbeidskontrakter og evt. også lønnsslipper. Dette kan for eksempel gjøres ved stikkprøvekontroller hos de leverandørene som er i risikosonen.

Leverandør er pliktig til å føre nødvendig kontroll med sine underleverandører – også når det gjelder etterlevelse av pensjonslovgivningen.

Oppdragsgiver, eller eventuelt tredjepart engasjert av oppdragsgiver, har rett til innsyn i dokumenter, og rett til å foreta andre undersøkelser, som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes.

Internkontroll. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) (krav 9)

Bestemmelsen skal sikre den enkelte arbeiders sikkerhet, helse- og arbeidsmiljø (SHA) på arbeidsplassen. For det første stadfestes leverandørens plikt til å ha et internkontrollsystem, samt at den enkelte leverandør må arbeide kontinuerlig og systematisk med SHA. For det andre skal bestemmelsen sikre at den enkelte arbeider skal forstå aktuelle krav til SHA. Sistnevnte krav er viktig da det i voksende grad er ulike nasjonaliteter som arbeider på kommunens byggeplasser og man må sikre at den enkelte arbeider – uavhengig av nasjonalitet – forstår hvilke krav til SHA som gjelder på arbeidsplassen for å unngå ulykker.

Språklig forståelse mellom personell på en byggeplass vil også være en nødvendig forutsetning for å sikre god kommunikasjon om oppgaver, instrukser mv., noe som er viktig for effektiviteten og kvaliteten i kontraktsarbeidet.

Leverandøren skal sørge for at arbeidere han og eventuelle underleverandører benytter kan kommunisere på en slik måte at manglende kommunikasjon ikke utgjør en sikkerhetsrisiko.

For å sikre at arbeiderne får riktig informasjon og at det ikke oppstår misforståelser mellom oppdragsgiver og leverandør, er det avgjørende at nøkkelpersonene har fått med seg alle detaljer i oppgavene og i kravene som stilles. Bestemmelsen krever derfor at leverandørens nøkkelpersoner i prosjektet skal forstå og kunne gjøre seg godt forstått på norsk.

Når det gjelder utførende personell, er det et krav om at minst én person på hvert arbeidslag kan forstå og gjøre seg forstått på norsk eller engelsk. Dersom flere utfører oppdraget sammen, skal vedkommende i tillegg forstå og gjøre seg forstått på et språk de øvrige på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.

Mislighold av kontraktsforpliktelser – konsekvenser for senere konkurranser (krav 14)

Vilkår for leverandøravvisning i en konkurranse er uttømmende regulert i anskaffelsesforskriften (FOA). Noen avvisningsbestemmelser i anskaffelsesforskriften medfører plikt til avvisning, mens andre bestemmelser medfører rett til avvisning for oppdragsgiver. Anskaffelsesforskriftens avvisningsregler er uttømmende.

Det følger f.eks. av FOA § 24-2 (5) at «Avvisning etter denne bestemmelsen kan skje for handlinger eller unnlatelser som er foretatt både før og under konkurransen». Dette gir hjemmel for at en leverandør kan avvises fra fremtidige konkurranser, dersom det kan dokumenteres brudd på én eller flere av forhold som er nevnt i FOA § 24-2 (3).

Bestemmelsen om avvisningsadgang i fremtidige konkurranser gjelder i den utstrekning og innenfor de rammene som følger av bestemmelsen i FOA § 24-2 (5) og øvrig bakgrunnsrett. Vi vil ikke her gi en uttømmende opplisting av alle tilfeller der avvisning i fremtidige konkurransen kan være aktuelt, men vil særlig gjøre oppmerksom på følgende tilfeller:

• det følger av FOA §§ 24-2(3) bokstav f) at oppdragsgiver kan avvise en leverandør som tidligere har begått vesentlig kontraktsbrudd i forbindelse med oppfyllelsen av en kontrakt med en oppdragsgiver som er omfattet av anskaffelsesloven. Dette forutsetter at bruddet har ført til heving, erstatning eller lignende sanksjoner.
• Det følger av FOA §§ 24-2 (3) bokstav c) at oppdragsgiver kan avvise en leverandør dersom oppdragsgiver kan dokumentere at leverandøren har begått alvorlige eller gjentatte brudd på bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold som følge av nasjonale regler m.m. - med mindre det vil være uforholdsmessig. Denne bestemmelsen kan for eksempel komme til anvendelse dersom leverandøren har begått alvorlige eller gjentatte budd på bestemmelsen om lønns- og arbeidsvilkår, og avvikene kan dokumenteres.
• Det følger av FOA §§ 24-2 (3) bokstav i) at en oppdragsgiver kan avvise en leverandør når det kan dokumenteres at leverandøren for øvrig har begått alvorlige feil som medfører tvil om hans yrkesmessige integritet.

Dersom en hovedleverandør avvises på bakgrunn av ett (eller flere) av ovennevnte grunnlag, kan dette danne en saklig grunn for å nekte godkjenning av vedkommende hovedleverandørers underleverandør(er).