Personvern og personvernerklæring

Stavanger kommune behandler store mengder personopplysninger om innbyggerne våre. Dette gjør vi for å levere trygge og gode tjenester til alle i kommunen.

Vi vet at du som innbygger har tillit og forventning til at vi behandler personopplysningene dine på en trygg og forsvarlig måte. Derfor jobber vi hele tiden med å sørge for at all vår behandling av personopplysninger skjer på en sikker måte, og i tråd med personvernregelverket.   

Personvernerklæringen viser hvilken informasjon vi samler inn og hvordan vi behandler personopplysninger.   

I Stavanger kommune er det kommunestyret som har det overordnede ansvaret for kommunens behandling av personopplysninger. Det daglige behandlingsansvaret er delegert til Stavanger kommunes virksomheter, som er organisert under kommunedirektøren.

1. Når samler Stavanger kommune inn personopplysninger

Stavanger kommune behandler dine personopplysninger for å kunne utføre våre lovpålagte oppgaver, levere tjenester, oppfylle avtaler med deg, og for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det at vi for eksempel registrerer personopplysningene, setter dem sammen, lagrer dem eller bruker dem i saksbehandling.

2. Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter når det kommer til kommunens behandling av dine personopplysninger. Du kan lese mer om disse hos Datatilsynet.  

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til postmottak@​stavanger.kommune.no. Hvis henvendelsen din inneholder sensitive opplysninger, skal du kontakte kommunen via den sikre kanalen eDialog.   

Du har krav på svar innen 30 dager.

Kravet ditt vil i utgangspunktet behandles kostnadsfritt, men vi kan kreve administrasjonsgebyr ved flere kopier, overdrivelse eller grunnløse innsynsbegjæringer.  

2.1 Innsyn i egne personopplysninger
Når kommunen behandler personopplysninger om deg, har du rett til innsyn i hvilke opplysninger som behandles og rett på informasjon om behandlingene.

2.2 Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. 

2.3 Sletting av personopplysninger
Dersom du mener at kommunen behandler informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

2.4 Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles til formålet, men fortsatt lagres.

2.5 Protest mot behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

2.6 Dataportabilitet
For enkelte behandlinger kan du ha rett til dataportabilitet. Det vil si at du kan kreve å få overført personopplysninger fra Stavanger kommune til noen andre.   

Denne rettigheten har likevel flere unntak. Retten gjelder blant annet ikke dersom kommunen behandler personopplysningene dine for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller kommunen utøver offentlig myndighet. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til kommunen.

3. Utlevering av personopplysninger til tredjeparter 

Stavanger kommune vil kun utlevere opplysninger til en tredjepart når vi har en lovbestemt plikt til det, som ved levering av helsetjenester eller til f.eks. NAV eller Skatteetaten.

3.1 Overføring av personopplysninger ut av EU/EØS 
Stavanger kommune jobber for at IT-systemleverandørene kun skal behandle personopplysninger innenfor EU/EØS, som er underlagt personvernforordningen (GDPR). I noen tilfeller vil imidlertid personopplysninger bli overført ut av EU/EØS, til såkalte tredjestater. Dette skyldes at de store teknologileverandører ofte behandler personopplysninger i datasentre i USA.

I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at tredjestaten sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller ved at databehandleren gir nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 46.

3.2 Bruk av databehandlere
Stavanger kommune bruker i mange tilfeller IT-systemleverandører, som behandler personopplysninger på kommunens vegne. Eksempler på dette er Vigilo i oppvekst- og utdanningssektoren og Cosdoc i helse- og omsorgssektoren.   

Kommunen har i disse tilfellene inngått databehandleravtaler med leverandørene, for å sikre at disse behandler informasjonen i samsvar med kravene i personopplysningsloven.

4. Automatiserte avgjørelser

Kommunen treffer per i dag ingen avgjørelser som er basert på fullstendig automatiserte behandlinger.     

5. Lagringstid  

Stavanger kommune lagrer personopplysninger om deg så lenge det er nødvendig for å oppnå det formålet personopplysningene ble samlet inn for.

Det betyr at personopplysninger vi behandler for å oppfylle lovpålagte plikter lagres så lenge lovhjemmelen krever det. Dersom personopplysningene behandles for arkivformål i henhold til arkivloven, skal opplysningene bevares for all framtid.   

Dersom kommunen behandler personopplysninger om deg med grunnlag i ditt samtykke, vil vi slette opplysningene om deg hvis du trekker tilbake samtykket. Dersom samtykket ikke trekkes tilbake, vil personopplysningene slettes i samsvar med lagringstiden samtykket er avtalt å gjelde for.   

6. Om samtykke 

I tilfeller hvor Stavanger kommune ønsker å behandle personopplysninger om deg uten at vi har hjemmel i lov, kan vi be om ditt samtykke til behandlingen. I slike tilfeller vil du bli informert om hva behandlingen går ut på og bli bedt om å aktivt samtykke til behandlingen.

Samtykket ditt skal være frivillig og du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke.

Kommunen bruker kun samtykke som behandlingsgrunnlag når vi ikke har et annet rettslig grunnlag for behandlingen av personopplysningene.    

7. Hva registreres når du bruker nettsiden vår

7.1 Nettanalyse og informasjonskapsler
Som en del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til deg som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. 

Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse. Disse gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: 

• hvor mange som besøker ulike sider  
• hvor lenge besøket varer 
• hvilke nettsteder brukerne kommer fra  
• hvilke nettlesere som benyttes 

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Stavanger kommune anonymiserer brukerens IP-adresse før informasjonen lagres og bearbeides av Google.

Ingen av informasjonskapslene gjør at vi eller Google kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Data knyttet til informasjonskapsler slettes automatisk 14 måneder etter registering.  

Du kan selv administrere bruken av informasjonskapsler i innstillingene til din nettleser. På nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.  

Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. 

Dette nettstedet bruker følgende informasjonskapsler:

Navn på informasjonskapsel	Bruksområde
ASP.NET_SessionId	Sesjons-informasjonskapselen er nødvendig for at nettstedet skal fungere, og blir definert når siden lastes. Informasjonskapselen blir slettet når du lukker nettleseren.
Browse aloud	For å huske brukers browsealoud-valg
Google Analytics	Statistikk og trafikkmåling

7.2 Søk
Stavanger kommune lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder ved hjelp av Google Analytics og Episerver Find. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om deg, slik som til IP-adressen din.

7.3 Dele innhold
Funksjonen "Del med andre" kan brukes til å dele innholdet på sosiale nettsamfunn, som for eksempel LinkedIn, Facebook eller Twitter. Opplysninger om deling logges ikke hos oss. Vi kan imidlertid ikke kontroller om nettsamfunnet du deler innholdet til logger disse opplysningene.

7.4 Videoavspilling
Stavanger kommune bruker hovedsakelig videoavspillertjenesten YouTube på sine sider. YouTube samler inn data når du spiller av en video, som blant annet brukes til å finne ut hvem som spiller av videoen og hvor lenge videoene blir avspilt.  

7.5 Abonnere på nyheter
Dersom du ønsker å abonnere på nyheter fra Stavanger kommune, må du bekrefte e-postadressen din og samtykke til at Stavanger kommune kan sende nyheter til e-postadressen.

For å abonnere på status på oppdateringer fra kommunen, knytter vi abonnementet ditt til fødselsnummeret ditt. Du må også bekrefte e-postadressen din og samtykke til at Stavanger kommune kan sende informasjon på e-postadressen. Vi lagrer fødselsnummeret ditt for at du når som helst kan endre eller slette abonnementet under Min side / Min profil.

7.6 Tilbakemeldingsfunksjon
"Fant du det du lette etter?" er en funksjon vi har nederst i noen av artiklene på nettstedet. Her kan du gi tilbakemelding på om du fant informasjonen du lette etter. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet.  

Funksjonen brukes ikke til saksbehandling, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du behøver svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon. Funksjonen bruker IP-adresser for å begrense antall tilbakemeldinger fra samme adresse i et gitt tidsrom. IP-adressen er anonymisert slik at data som lagres ikke kan spores.  

7.7 Min side
Min side henter informasjon om deg fra våre systemer. Hensikten med Min side er å gi innbygger innsyn i sitt forhold til kommunen, samt legge til rette for selvbetjening. Det er en forutsetning for konseptet Min side å innhente og behandle personopplysninger.

Ved bruk av tjenester i Min side benyttes informasjon om deg for å hente ut ytterligere opplysninger fra relevante fagsystemer. Behandling av dine personopplysninger kan ha ulike behandlingsgrunnlag, avhengig av hva formålet er. Disse behandlingsgrunnlagene er:

• Samtykke
• Avtale med deg
• Kommunens lovpålagte oppgaver
• Berettigede interesser

Fødselsnummer hentes fra ID-porten ved pålogging og ytterligere opplysninger hentes samtidig fra Folkeregisteret, Matrikkel og Kontakt- og reservasjonsregisteret eller Brønnøysundregistrene.

Min sides behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven og andre gjeldende personvernlovgivning.

Når du logger inn på Min side lagrer vi tidspunkt for innlogging slik at det er mulig å skille mellom ny og gammel informasjon.
Dersom du har benyttet deg av samtykke, abonnement eller andre direkte tjenester i Min side lagres data om behandlingen så lenge som det er nødvendig for å oppnå det formålet personopplysningene ble samlet, med mindre vi er pålagt å bevare personopplysningene etter arkivloven med forskrifter.

8. Rett til å klage

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger strider mot personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.   

Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynet sine nettsider: www.datatilsynet.no  

Personvernombudet for Stavanger kommune kan kontaktes for bistand.

9. Personvernombud 

Alle offentlige organer må ha et personvernombud, som blant annet skal bidra til å styrke kommunens kunnskap og kompetanse om personvern.

Personvernombudet har en fri og uavhengig rolle, og er en viktig bidragsyter til at kommunen behandler personopplysninger i tråd med regelverket.  

Roy Håland er personvernombud for Stavanger kommune, og du kan kontakte ombudet om spørsmål knyttet til behandling av dine personopplysninger. 

Du kan lese mer om personvernombudets oppgaver om ansvarsområder i Stavanger kommunes mandat for personvernombudet. 

Du finner også generell informasjon om rollen til personvernombudet på Datatilsynets nettsider.